La palabra reunión se apodera poco a poco de nuestro entorno. No hay nada más en moda que las reuniones, para todo y con cualquier fin nos convocan para encontrarnos en un lugar determinado durante un tiempo que nadie es capaz de predecir.
Y no es que no sean importantes. Las reuniones son consideradas como el procedimiento esencial de trabajo, para posibilitar el intercambio de ideas, pensamientos, actitudes o sentimientos entre sus componentes. La reunión de trabajo es, por tanto, el espacio donde se toman decisiones consensuadas.
Varias son las razones que conspiran con esa definición para dar paso a rechazos tácitos. Hay veces que participamos en un encuentro de ese tipo y salimos cómo hipnotizados, por su larga duración y poca utilidad.
Y qué decir de aquellas que no se preparan, o sea, se convocan para ver lo que es pasa. También están las mal dirigidas o no dirigidas, al no emplear técnicas y estrategias adecuadas.
La inutilidad de una reunión alcanza su grado máximo cuando no se adoptan acuerdos ni se determina un plan de actuación posterior. Tampoco se especifica quién, cómo y cuándo se realizará el seguimiento y control de las acciones prácticas.
La eficacia de las reuniones viene determinada por el consenso y la operatividad. Son preparadas tanto por la persona que va la va a dirigir como por los participantes. Quien está al frente debe tener claros los datos esenciales, posibles problemas que se pueden plantear en el transcurso de la sesión de trabajo, alternativas y propuestas de solución.
De hecho, si una cita de este tipo no está bien preparada, como suele ocurrir, no debería celebrarse. Sería una gran pérdida de tiempo y restaría mucha eficacia a la gestión administrativa, de ahí el calificativo de reuniones y…¡reuniones!, para identificar las de altos valores y aquellas que no trascienden.
O sea, no debe olvidarse que para ser más útil y eficiente una reunión todos deberán saber el objetivo. La finalidad debe indicarse en la convocatoria con toda claridad para que los participantes conozcan qué van a escuchar o qué van a opinar.
De no ser así la ineptitud ganará espacio, válido para que, justificadamente, los criterios adversos continúen y el rechazo a las reuniones se mantenga de manera solapada, como punto oculto del orden del día.
